通知書をメールで送りたいと言われた
遠方に住む内定者から「労働条件通知書はメールで送ってほしい」と言われた。電子交付について正しいものはどれか。
- A
本人が希望した場合に限り、ファクシミリまたは電子メール等による送信で明示できる。ただし本人が出力して書面を作成できる方法に限られる。
- B
会社が電子化を決めれば、本人の希望がなくても電子メールで明示してよい。
- C
本人が希望すれば、記録を出力できない方式のメッセージアプリで通知してもよい。
- D
電子交付を選んだ場合は、労働条件通知書の記載事項を簡略化できる。
- E
労働条件の明示は必ず紙で行う必要があり、電子交付は一切認められていない。
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正解 A
実務での対応
電子交付を使うなら、本人から希望の意思表示をもらう欄を内定者向け書類に作っておく。送信は本人のみが受信する個人アドレス宛にし、PDFを添付して印刷できる形にする。送信記録と本人の受領確認（返信でよい）を保管する。受信者を特定でき、記録を印刷できるかを確認する。サービス名だけで可否を決めない。
選択肢ごとの判定
A正しい本人の希望＋出力可
労基則5条4項ただし書の要件です。希望と、書面化できることの両方がそろって初めて認められます。
B誤り本人の希望が必要
ただし書は「当該労働者が希望した場合」と定めています。会社側の都合だけでは書面交付の原則を外せません。
C誤り出力できること
電子メール等の方法は、労働者が記録を出力して書面を作成できるものに限られます。出力できない方式は認められません。
D誤り記載事項は同じ
方法が変わるだけで、明示すべき事項は書面のときと同一です。簡略化の規定はありません。
E誤り電子交付は可能
労基則5条4項ただし書で、要件を満たせば電子交付が認められています。原則が書面というだけです。
試験での問われ方
労基法では電子交付の要件が2つあること（本人の希望、出力して書面化できること）が問われる。「会社が決めれば電子でよい」という肢は誤り。
根拠条文の詳細
労働基準法施行規則5条4項。明示の方法は書面の交付が原則だが、当該労働者が希望した場合は、ファクシミリを利用してする送信の方法、または電子メールその他の電気通信の送信の方法（当該労働者が記録を出力することにより書面を作成することができるものに限る）によることができる。
法令は改正されます。実務で使うときは最新の条文と通達を確かめてください。
最終更新 2026年9月13日